Mua Áo Đồng Phục Cho Công Nhân Số Lượng Lớn: Hướng Dẫn Cho Nhà Máy

Với nhà máy vài trăm lao động, đồng phục là một hạng mục mua sắm có ngân sách, tiến độ và rủi ro riêng.

Với một nhà máy vài trăm lao động, đồng phục không còn là chuyện chọn mẫu áo đẹp mà đã trở thành một hạng mục mua sắm có ngân sách riêng, có tiến độ riêng và có rủi ro riêng, bởi chỉ cần sai bảng size hoặc chọn nhầm chất vải là cả lô hàng vừa nhận đã phải nằm kho chờ xử lý. Điều đáng nói là phần lớn trục trặc mà phòng hành chính nhân sự gặp phải không nằm ở khâu sản xuất, mà nằm ở khâu chuẩn bị thông tin trước khi gửi yêu cầu báo giá.

Bài viết này tổng hợp những việc doanh nghiệp cần chốt trước khi mua áo đồng phục cho công nhân, cách phân biệt hàng may sẵn với hàng may theo yêu cầu, cách dự toán ngân sách và các mốc ưu đãi theo số lượng mà Đồng Phục Phú Quý đang áp dụng. Nếu quý khách muốn xem trước hình ảnh các mẫu đã sản xuất theo từng ngành nghề, toàn bộ danh mục nằm ở trang đồng phục công nhân.

1. Bốn thông tin cần chốt trước khi mua áo đồng phục cho công nhân

Một yêu cầu báo giá chỉ ghi vỏn vẹn “cần 200 bộ đồng phục công nhân” gần như luôn dẫn tới hai, ba vòng trao đổi qua lại rồi mới ra được con số cuối cùng, trong khi bốn thông tin dưới đây nếu chuẩn bị sẵn sẽ giúp xưởng báo giá chính xác ngay từ lần đầu và rút ngắn đáng kể thời gian chốt đơn.

1. Số lượng chia theo size.

   Đây là thông tin quan trọng nhất và cũng là thông tin hay bị bỏ qua nhất, vì tổng số bộ không nói lên được cơ cấu size thực tế của lực lượng lao động. Doanh nghiệp nên khảo sát nhanh theo tổ hoặc theo chuyền rồi tổng hợp lại, và nếu chưa có số đo cụ thể thì tham khảo trước hướng dẫn ở trang hướng dẫn chọn size.

2. Đặc thù môi trường làm việc.

   Công nhân xưởng cơ khí, công nhân chế biến thực phẩm và công nhân vệ sinh môi trường có ba yêu cầu hoàn toàn khác nhau về độ dày vải, khả năng chịu bám dầu và nhu cầu phối dải phản quang, nên nêu rõ ngành nghề ngay từ đầu sẽ giúp bộ phận tư vấn loại bớt những phương án không phù hợp.

3. Ngân sách dự kiến trên mỗi bộ.

   Khoảng giá cho đồng phục bảo hộ lao động hiện trải rất rộng, từ 190.000 đồng đến hơn 480.000 đồng một bộ tuỳ chất liệu và kiểu may, nên việc đưa ra một mức trần ngay từ đầu sẽ giúp xưởng đề xuất đúng nhóm vải thay vì gửi một danh sách dài để quý khách tự chọn.

4. Thời điểm cần nhận hàng.

   Đơn dưới 30 bộ với thiết kế đơn giản mất 7 đến 10 ngày làm việc, còn đơn trên 100 bộ hoặc có thiết kế phức tạp cần 2 đến 3 tuần, vì vậy mốc phát đồng phục cho công nhân nên được tính lùi lại ít nhất một tuần so với ngày sản xuất dự kiến để còn thời gian duyệt mẫu.

2. Một bộ đồ đồng phục công nhân đầy đủ gồm những món nào

Một bộ đầy đủ thường gồm áo, quần, nón và áo gile, nên tính đủ ngay từ khi lập dự toán.

Nhiều doanh nghiệp khi lập dự toán chỉ tính phần áo và quần, đến lúc triển khai thực tế mới phát sinh thêm nón và áo gile, khiến ngân sách bị vỡ so với kế hoạch ban đầu. Bảng dưới đây liệt kê các món thường có trong một bộ đồ đồng phục công nhân hoàn chỉnh cùng trường hợp thực sự cần đến từng món.

Với đơn hàng lớn, doanh nghiệp nên đặt dư khoảng 5 đến 10 phần trăm số lượng để dự phòng cho nhân sự mới và cho các trường hợp hư hỏng trong quá trình sử dụng, bởi việc đặt bổ sung một lô nhỏ về sau thường có đơn giá cao hơn và khó khớp tuyệt đối màu vải với lô cũ.

3. Đồng phục công nhân may sẵn và may theo yêu cầu khác nhau ra sao

Đây là câu hỏi doanh nghiệp đặt ra nhiều nhất khi cần gấp. Hàng đồng phục may sẵn có lợi thế rõ ràng về tiến độ vì mẫu và size đã có sẵn tại xưởng, trong khi hàng may theo yêu cầu cho phép doanh nghiệp làm chủ hoàn toàn màu sắc, form dáng và bộ nhận diện thương hiệu. Bảng so sánh dưới đây giúp quý khách đối chiếu nhanh theo đúng nhu cầu của mình.

Trên thực tế, phương án được nhiều nhà máy chọn là kết hợp cả hai: đặt may theo yêu cầu cho lực lượng chính thức để giữ đúng bộ nhận diện, đồng thời duy trì một lượng hàng may sẵn trong kho để cấp ngay cho nhân sự mới hoặc lao động thời vụ.

4. Dự toán ngân sách để có đồng phục công nhân giá rẻ mà vẫn bền

4.1 Khoảng giá tham khảo theo từng món

Bảng giá trên chỉ mang tính tham khảo, giá thực tế thay đổi theo thời điểm và theo yêu cầu cụ thể của từng đơn hàng. Giá chưa bao gồm thuế VAT và chi phí in hoặc thêu logo. Đồng Phục Phú Quý miễn phí giao hàng tận nơi trong khu vực nội thành TP.HCM, quý khách vui lòng liên hệ hotline 0903 019 622 để nhận báo giá chi tiết. Bảng giá đầy đủ cho các dòng sản phẩm khác nằm ở trang bảng giá may áo thun đồng phục.

4.2 Ba khoản chi phí doanh nghiệp hay bỏ sót khi mua đồng phục công nhân

Chất liệu vải quyết định độ bền, nên chi phí thật phải tính theo vòng đời sử dụng chứ không theo giá lần mua đầu.

•       Chi phí in và thêu logo. Khoản này nằm ngoài giá áo và được tính riêng theo công nghệ, trong đó in lụa có lợi khi số lượng lớn còn thêu vi tính bền hơn nhưng đơn giá cao hơn.
•       Thuế VAT. Toàn bộ khoảng giá công bố đều là giá chưa thuế, nên khi lập dự toán trình duyệt, phòng hành chính cần cộng thêm phần này ngay từ đầu. Chính sách xuất hoá đơn và mức thuế áp dụng: [CẦN PHÚ QUÝ XÁC NHẬN].
•       Phụ thu size lớn. Các size thông thường không chênh giá, riêng size từ 2XL trở lên có thể phụ thu nhẹ, và với lực lượng công nhân đông thì số bộ thuộc nhóm này thường không nhỏ. Mức phụ thu cụ thể: [CẦN PHÚ QUÝ XÁC NHẬN].

4.3 Ba mốc ưu đãi theo số lượng đặt

Phần chi phí thiết kế và in logo giảm dần theo quy mô đơn hàng, thậm chí về không khi số lượng đủ lớn, nên việc gộp nhu cầu của nhiều bộ phận vào cùng một đơn thường tiết kiệm hơn hẳn so với đặt lẻ nhiều lần trong năm.

5. Năm bước mua áo đồng phục cho công nhân tại Đồng Phục Phú Quý

1. Gửi yêu cầu. Quý khách cung cấp số lượng theo size, ngành nghề, màu sắc mong muốn và file logo qua hotline 0903 019 622, qua Zalo hoặc qua biểu mẫu trên website.
2. Tư vấn và báo giá. Bộ phận kinh doanh đối chiếu yêu cầu với điều kiện thực tế của môi trường làm việc, đề xuất chất liệu cùng kiểu may phù hợp rồi gửi báo giá chi tiết theo từng món.
3. Thiết kế và may mẫu. Khâu thiết kế và may mẫu trước khi ký hợp đồng đều miễn phí, xưởng chỉ đưa vào sản xuất hàng loạt sau khi quý khách đã duyệt mẫu thật trên tay.
4. Chốt size và sản xuất. Sau khi ký hợp đồng và đặt cọc 50 phần trăm giá trị đơn hàng, doanh nghiệp gửi bảng tổng hợp size cuối cùng để xưởng vào chuyền.
5. Nghiệm thu và giao hàng. Hàng được kiểm tra chuẩn form, đúng size và đường chỉ trước khi đóng gói, giao miễn phí tận nơi trong nội thành TP.HCM, các tỉnh khác giao qua chuyển phát nhanh hoặc ra chành xe.

Kinh nghiệm chọn màu và chọn kiểu dáng theo từng nhóm ngành được trình bày chi tiết hơn trong bài gợi ý cách chọn màu cho đồng phục công nhân xây dựng.

6. Bốn lỗi thường gặp khi mua đồng phục công nhân số lượng lớn

Bộ phận làm ca đêm và công nhân vệ sinh môi trường cần áo có phối dải phản quang để bảo đảm an toàn.

•       Không thử áo mẫu trước khi duyệt. Ảnh chụp và bản thiết kế trên máy không phản ánh được cảm giác thật của chất vải khi mặc dưới nhiệt độ nhà xưởng, nên bước may mẫu miễn phí luôn đáng để dành thêm vài ngày.
•       Đặt nhầm size vì lấy số ước lượng. Việc chia size theo cảm tính thay vì khảo sát thực tế là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một phần lô hàng không dùng được, trong khi chi phí sửa lại thường cao hơn chi phí khảo sát ban đầu rất nhiều.
•       Không đặt dư số lượng. Lực lượng công nhân biến động liên tục, vì vậy một lô hàng vừa khít với danh sách nhân sự tại thời điểm đặt sẽ thiếu ngay khi có người mới vào làm.
•       Chỉ so sánh trên đơn giá. Một bộ đồng phục rẻ hơn vài chục nghìn nhưng bạc màu và bung chỉ sau vài tháng sẽ khiến doanh nghiệp phải thay sớm, nên chi phí thật cần tính theo vòng đời sử dụng chứ không phải theo giá của lần mua đầu tiên. Các lưu ý về tiêu chuẩn an toàn được nêu thêm trong bài 3 lưu ý khi đặt may đồng phục bảo hộ lao động.

7. Câu hỏi thường gặp khi mua áo đồng phục cho công nhân

Mua áo đồng phục cho công nhân tối thiểu bao nhiêu bộ?

Đồng Phục Phú Quý nhận đơn từ 10 cái, áp dụng chung cho cả hàng may sẵn lẫn hàng may theo yêu cầu, nên các doanh nghiệp nhỏ hoặc các tổ đội riêng lẻ vẫn đặt được.

Đồng phục công nhân may sẵn và may theo yêu cầu chênh nhau bao nhiêu?

Hàng may sẵn có đơn giá thấp hơn vì không phát sinh khâu ra rập riêng, còn hàng may theo yêu cầu giảm dần theo số lượng và được hưởng các mốc ưu đãi thiết kế, in logo nêu ở mục 4.3. Mức chênh cụ thể tuỳ mẫu, quý khách gọi 0903 019 622 để nhận bảng so sánh cho đúng đơn hàng của mình.

Doanh nghiệp chưa có file thiết kế logo thì xử lý thế nào?

Quý khách chỉ cần gửi ý tưởng hoặc bản vẽ tay, đội thiết kế của xưởng sẽ số hoá và hoàn thiện thành file chuẩn để in hoặc thêu, và với đơn từ 50 cái trở lên thì phần việc này hoàn toàn miễn phí.

Mua đồng phục công nhân giá rẻ có phải đánh đổi độ bền không?

Không nhất thiết. Cách tiết kiệm đúng là gộp nhu cầu của nhiều bộ phận vào một đơn để đạt mốc ưu đãi, chọn công nghệ in phù hợp thay vì mặc định dùng thêu, và giữ nguyên nhóm vải bền cho các vị trí chịu ma sát nhiều.

Giao hàng cho nhà máy ở tỉnh có mất phí không?

Đơn nhỏ và vừa được gửi qua chuyển phát nhanh, đơn lớn được chở ra chành xe trong khu vực TP.HCM miễn phí, và chính sách chung hiện áp dụng miễn phí giao hàng toàn quốc với đơn đặt may đồng phục công ty.

Hàng nhận về bị lỗi thì được xử lý ra sao?

Xưởng bảo hành 30 ngày kể từ ngày nhận hàng cho các lỗi kỹ thuật do sản xuất như bung chỉ đường may hoặc bong tróc hình in. Trường hợp giao sai chất liệu, sai mẫu mã hoặc sai màu so với đơn đã ký duyệt, doanh nghiệp được hoàn tiền 100 phần trăm, thời gian xử lý từ 3 đến 7 ngày làm việc. Khiếu nại cần được gửi trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận hàng.

8. Thông tin liên hệ

ĐỒNG PHỤC PHÚ QUÝ – Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại May Phú Quý
Văn phòng: 299/2/45 Lý Thường Kiệt, P.15, Q.11, TP.HCM (hẻm xe hơi)
Xưởng sản xuất: Tổ 23, Khu Phố 7, P. Long Bình, Biên Hoà, Đồng Nai
Chi nhánh Đà Nẵng: 56 Phần Lăng 6, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
Hotline: 0903 019 622 (có Zalo, hỗ trợ 24/7) · Điện thoại bàn: 028 3866 1368
Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 6 từ 08:00 đến 17:00, sáng Thứ 7 từ 08:00 đến 12:00