Quy Trình Đặt May Đồng Phục Công Ty: 7 Bước Cho Doanh Nghiệp

Hướng Dẫn Triển Khai Đồng Phục Công Ty Trọn Gói Cho Phòng Nhân Sự

Cái khó của một dự án đồng phục không nằm ở chọn mẫu mà ở khâu tổ chức — bảy bước dưới đây đi theo đúng thứ tự đó

Cái khó của một dự án đồng phục không nằm ở việc chọn mẫu áo nào đẹp. Nó nằm ở khâu tổ chức: lấy số đo của hàng trăm người mà không sót ai, đưa mẫu qua nhiều cấp duyệt mà không bị đẩy lùi lịch, rồi canh tiến độ sao cho hàng về trước ngày sự kiện. Chỉ cần trượt một mắt xích, cả dự án phải dời sang quý sau.

Bảy bước dưới đây là bản checklist để phòng hành chính – nhân sự chạy trọn dự án gọn trong một lần, không phải làm đi làm lại. Phần mẫu, chất liệu và bảng giá của từng dòng sản phẩm nằm ở trang đồng phục công ty.

Bước 1 – Khảo sát nhu cầu đồng phục của từng bộ phận

Khảo sát nên chốt luôn màu và chất liệu ngay trên bảng màu thật, vì cùng một mã màu lên mỗi loại vải một khác.

Sai lầm thường gặp là bắt đầu bằng việc chọn mẫu áo. Điểm khởi đầu đúng phải là một bảng kê: mỗi bộ phận bao nhiêu người, làm việc trong môi trường nào, cần mặc mấy ngày một tuần. Bảng kê này về sau sẽ quyết định cả chất liệu lẫn số lượng của toàn dự án, và nếu làm cẩn thận ngay từ đầu thì các bước sau sẽ diễn ra thuận lợi.

Hai nhóm có yêu cầu chuyên biệt hơn cả là bảo vệ và kỹ thuật, quý khách xem riêng tại quần áo đồng phục bảo vệ và đồng phục bảo hộ lao động.

Bước 2 – Chốt ngân sách và số bộ cần đặt cho mỗi nhân sự

Công thức cơ bản: nhân sự mặc hằng ngày cần tối thiểu hai bộ để luân phiên, cộng thêm khoảng 10% dự phòng cho người mới vào trong năm. Khi đã ra được tổng số lượng, hãy đối chiếu ngay với các mốc ưu đãi trước khi trình ngân sách, bởi khoảng cách vài chục cái có thể quyết định việc công ty có được miễn phí phần in ấn hay không: 50 – 100 cái được miễn thiết kế logo, 100 – 500 cái miễn thêm in logo 1 màu, còn trên 500 cái được chiết khấu 10%. Đây là lý do nên gom đơn của các bộ phận vào cùng một lần đặt.

Bước 3 – Chọn mẫu và chất liệu theo bộ nhận diện thương hiệu

Chốt chất liệu cùng lúc với chốt màu — vải khác nhau lên màu khác nhau dù cùng một mã màu thương hiệu.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy nên trình tối đa ba phương án để ban giám đốc chọn. Mở quá rộng sẽ khiến cuộc họp kéo dài mà không chốt được gì, còn chỉ đưa một phương án thì dễ bị yêu cầu làm lại từ đầu. Mỗi phương án nên đủ bốn thông tin: kiểu dáng, màu theo bộ nhận diện, chất liệu và mức giá tương ứng.

Về phía xưởng, khâu tư vấn và thiết kế mẫu là miễn phí. Nếu công ty đã có file thiết kế sẵn, chúng tôi kiểm tra tính khả thi kỹ thuật rồi sản xuất đúng mẫu; còn nếu mới chỉ có bản vẽ tay, đội thiết kế sẽ số hoá lại thành file hoàn chỉnh.

Bước 4 – May mẫu và duyệt mẫu trước khi vào sản xuất

Đây là bước tuyệt đối không được bỏ qua, dù áp lực tiến độ có lớn tới đâu. Phú Quý miễn phí may mẫu, và đơn hàng chỉ được tính là xác nhận sau khi công ty duyệt xong bốn thứ: mẫu thiết kế, số lượng, đơn giá và thời gian giao. Thống kê từ các đơn phát sinh khiếu nại cho thấy không xem trước mẫu hoặc không thử áo mẫu nằm trong năm lỗi phổ biến nhất — và cũng là lỗi tốn kém nhất, bởi khi phát hiện thì cả lô hàng đã may xong.

Bước 5 – Lấy size cho toàn công ty sao cho nhanh và chuẩn

Phát bảng size kèm áo mẫu để nhân sự tự chọn sẽ nhanh và ít sai hơn là đo từng người.

Đây là khâu ngốn thời gian nhất của cả dự án, và cũng là khâu dễ sai nhất nếu để nhân viên tự đo rồi khai báo. Cách nhanh và chuẩn hơn là mượn bộ áo mẫu, cho từng bộ phận thử trực tiếp rồi ghi nhận theo danh sách. Quý khách có thể đến showroom hoặc yêu cầu xưởng gửi áo mẫu tới văn phòng.

Một lưu ý ảnh hưởng tới ngân sách: size thông thường không chênh lệch giá, nhưng size từ 2XL trở lên có thể phụ thu nhẹ, nên danh sách nhóm này cần chốt sớm để không phải điều chỉnh dự toán về sau. Cách đo cụ thể có trong hướng dẫn chọn size.

Bước 6 – Ký hợp đồng, đặt cọc và theo dõi tiến độ sản xuất

Công ty đặt cọc 50% giá trị đơn hàng để xưởng vào sản xuất, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng hoặc theo lịch trong hợp đồng. Về tiến độ, mốc thời gian như sau:

Nếu dự án gắn với một mốc sự kiện cố định, cách lập lịch an toàn là tính ngược từ ngày đó rồi cộng thêm thời gian duyệt mẫu và chốt size — hai khâu này thường dài hơn khâu sản xuất. Trường hợp lịch đã gấp, xưởng vẫn nhận đơn gấp và hỗ trợ linh hoạt về tiến độ, nhưng quý khách nên trao đổi sớm để được xếp lịch.

Bước 7 – Nghiệm thu đơn hàng và phát đồng phục cho nhân viên

Nghiệm thu theo từng size trước khi phát, tránh tình trạng đủ tổng số lượng nhưng thiếu size

Khi hàng về, cần kiểm theo ba tiêu chí trước khi ký nhận: đúng chất liệu và màu đã duyệt, đúng số lượng theo từng size, đường may và logo không lỗi. Việc kiểm nên làm ngay chứ đừng để sau, vì thời hạn phản hồi khiếu nại là 3 ngày kể từ khi nhận hàng.

Sau mốc đó, quyền lợi của công ty vẫn được bảo đảm ở mức khác: sản phẩm có bảo hành 30 ngày cho các lỗi kỹ thuật do sản xuất như bung chỉ đường may hay in – thêu bong tróc. Nghiêm trọng hơn, nếu hàng giao sai chất liệu, sai mẫu mã hoặc sai màu so với đơn đã ký duyệt, xưởng hoàn tiền 100%. Điều khoản chi tiết nằm trong chính sách bảo hành và hoàn tiền.

Giải đáp thắc mắc khi đặt may đồng phục công ty

Đặt may đồng phục cho cả công ty mất bao lâu?

Với một công ty khoảng 100 người, tính từ lúc gửi yêu cầu đến khi nhận hàng thường mất 4 – 6 tuần. Trong đó khâu sản xuất chỉ chiếm 2 – 3 tuần, phần còn lại dồn vào duyệt mẫu và chốt size. Vì vậy, mốc bắt đầu an toàn là sớm hơn ngày cần dùng ít nhất một tháng.

Công ty dưới 20 người có đặt may đồng phục được không?

Được, vì mức tối thiểu chỉ là 10 cái. Riêng với áo thun đồng phục, đơn từ 10 đến 30 áo có giá khoảng 110.000 – 230.000 đồng mỗi áo tuỳ chất liệu.

Đặt may đồng phục công ty có xuất hoá đơn VAT không?

Bảng giá công bố trên website là giá chưa thuế. Quý khách trao đổi với nhân viên tư vấn ngay khi nhận báo giá để được hướng dẫn cụ thể về phần hoá đơn.

Đặt bổ sung đồng phục cho nhân sự mới giữa năm được không?

Được, và thủ tục cũng nhẹ hơn đơn đầu vì mẫu đã duyệt và rập đã có sẵn — đợt bổ sung chỉ cần xác nhận số lượng cùng size. Dù vậy, vẫn nên đặt dư khoảng 10% ngay từ đơn đầu, bởi hai lô vải nhuộm khác thời điểm rất khó trùng màu tuyệt đối.

Doanh nghiệp ở tỉnh có đặt may tại Phú Quý được không?

Được. Chính sách giao hàng miễn phí toàn quốc áp dụng cho các đơn đặt may đồng phục công ty; hàng đi tỉnh được gửi qua chuyển phát nhanh hoặc chở ra chành xe tuỳ theo yêu cầu của quý khách.

Bước đầu tiên đơn giản nhất là xem mẫu và bảng giá tại trang đồng phục công ty; nếu cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp thiên về khối văn phòng, quý khách tham khảo thêm đồng phục công sở. Phú Quý sản xuất trực tiếp tại TP.HCM từ năm 2016, công suất 60.000 sản phẩm mỗi tháng, nhận đơn từ 10 cái, miễn phí thiết kế và may mẫu.

Quý khách gọi 0903 019 622 (có Zalo, hỗ trợ 24/7) để được tư vấn theo đúng quy mô và tiến độ dự án của mình.