Chi Phí May Đồng Phục Công Sở: Dự Toán & Bảng Giá Chi Tiết 2026

Dự Toán Chi Phí May Đồng Phục Công Sở Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Một bộ đồng phục công sở thường gồm nhiều món — dự toán phải tính theo từng món chứ không tính theo bộ.

Khi nhận nhiệm vụ làm đồng phục, câu hỏi đầu tiên phòng hành chính – nhân sự đặt ra thường là: một bộ hết bao nhiêu tiền? Câu hỏi hợp lý, nhưng con số trên báo giá từng chiếc áo lại không phải chi phí thật của dự án. Khoảng cách giữa hai con số đó chính là lý do nhiều bản dự toán chệch khỏi thực tế vào phút chót, khi kế toán phát hiện còn thiếu tiền thêu logo, thiếu VAT, hoặc thiếu số bộ dự phòng.

Bài viết này tách chi phí thành năm khoản riêng biệt để quý khách dựng được bản dự toán sát thực tế trước khi trình lên ban giám đốc. Phần mẫu, chất liệu và bảng giá chi tiết của từng món nằm ở trang đồng phục công sở.

Khoản 1 — Giá may từng món

Áo vest, sơ mi và quần tây là ba món chiếm phần lớn ngân sách đồng phục của khối văn phòng.

Đây vừa là khoản lớn nhất, vừa là khoản duy nhất mà đa số doanh nghiệp tính tới khi lập ngân sách. Bảng dưới đây là mức tham khảo tại xưởng Phú Quý, trong đó biên độ giá của mỗi món phản ánh khoảng cách giữa chất liệu cơ bản và chất liệu cao cấp.

Bảng giá trên chỉ mang tính tham khảo, giá thực tế thay đổi theo thời điểm và yêu cầu cụ thể của từng đơn hàng. Giá chưa bao gồm thuế VAT và chi phí in – thêu logo. Miễn phí giao hàng tận nơi trong khu vực nội thành TP.HCM. Liên hệ hotline 0903 019 622 để nhận báo giá chi tiết.

Khoản 2 — Chi phí in và thêu logo

Chi phí in và thêu logo được tính tách riêng khỏi giá áo — đây là khoản hay bị bỏ sót khi lập ngân sách.

Đây là khoản bị bỏ sót nhiều nhất, đơn giản vì bảng giá may không bao gồm nó. Với đồng phục công sở, logo thường được thêu ở ngực trái; thêu cho độ bền cao hơn nhưng chi phí cũng cao hơn, còn in thì linh hoạt và tiết kiệm hơn khi logo có nhiều màu.

Điểm cần nắm khi làm dự toán là khoản này giảm rất nhanh theo số lượng. Đơn từ 50 đến 100 cái đã được miễn phí thiết kế logo; đơn từ 100 đến 500 cái được miễn thêm phần in logo 1 màu; còn đơn trên 500 cái vừa được miễn cả hai, vừa hưởng chiết khấu 10%. Hệ quả thực tế: nếu doanh nghiệp gom đơn của nhiều phòng ban vào một lần đặt thay vì chia nhỏ theo từng quý, phần tiết kiệm được nằm ở đây chứ không nằm ở giá áo.

Khoản 3 — Thuế VAT

Toàn bộ bảng giá tham khảo đều là giá chưa thuế. Nếu công ty cần xuất hoá đơn, quý khách nhớ cộng khoản này vào dự toán ngay từ đầu và trao đổi với nhân viên tư vấn khi nhận báo giá, tránh trường hợp con số trình lên ban giám đốc bị lệch so với hoá đơn thực tế.

Khoản 4 — Số bộ cho mỗi nhân sự

Một người mặc đồng phục mỗi ngày cần tối thiểu hai bộ để luân phiên giặt; riêng nhóm tiếp khách thường xuyên thì ba bộ mới đủ. Đây là hệ số nhân quan trọng nhất của cả bản dự toán — chỉ cần nhích từ hai lên ba bộ, tổng chi phí đã tăng thêm 50%.

Khoản 5 — Dự phòng cho nhân sự mới

Khoản cuối cùng nhỏ nhất nhưng lại phát sinh nhiều rắc rối nhất nếu bỏ qua: nên đặt dư khoảng 10% so với quân số hiện tại. Không có phần dư này, người vào làm sau vài tháng hoặc phải chờ đến đợt đặt kế tiếp, hoặc phải mặc bộ đồ lệch màu so với đồng nghiệp do khác lô vải nhuộm. Cả hai tình huống đều làm hỏng tính đồng bộ mà doanh nghiệp bỏ tiền ra để có được.

Ví dụ dự toán cho công ty 50 người

Với quy mô vài chục nhân sự, gom chung một đơn sẽ có lợi hơn hẳn so với đặt rải rác nhiều đợt nhỏ.

Để dễ hình dung, dưới đây là cách ráp năm khoản trên vào một trường hợp cụ thể. Giả định: 50 nhân sự khối văn phòng, mỗi người 2 bộ gồm 1 áo sơ mi và 1 quần tây, chọn mức vải phổ thông và đặt dư 10%.

Đáng chú ý ở ví dụ này: chính 10% dự phòng đã đẩy đơn hàng vượt mốc 100 cái, nhờ đó toàn bộ chi phí thiết kế và in logo 1 màu được miễn. Nói cách khác, khoản dự phòng gần như tự bù được một phần chi phí của chính nó.

Cách tính trên chỉ để quý khách nắm cấu trúc chi phí. Con số cuối cùng còn phụ thuộc vào chất liệu và kiểu dáng cụ thể, nên tốt nhất vẫn là gửi yêu cầu để nhận báo giá chính xác.

Ba cách giảm chi phí mà không giảm chất lượng

Gom đơn của các phòng ban vào một lần đặt. Mục tiêu là vượt mốc 100 hoặc 500 cái để hưởng trọn ưu đãi thiết kế, in logo và chiết khấu. Đây là cách tiết kiệm hiệu quả nhất mà không phải hạ chuẩn bất cứ thứ gì.

Chọn chất liệu theo vị trí làm việc. Không cần dùng chung một loại vải cao cấp cho toàn công ty. Khối tiếp khách nên dùng vải chống nhăn vì hình ảnh của họ là hình ảnh doanh nghiệp; còn khối văn phòng làm việc trong nhà thì kate hoặc cotton pha đã đáp ứng đủ.

Phối thêm áo thun cho ngày làm việc nội bộ. Chênh lệch giá giữa áo thun cổ tròn và áo sơ mi là khá lớn, nên chỉ cần thay một phần số bộ sơ mi bằng áo thun cho những ngày không tiếp khách, tổng ngân sách đã giảm rõ rệt.

Giải đáp cho phòng hành chính – nhân sự

May đồng phục công sở tối thiểu bao nhiêu bộ?

Xưởng nhận từ 10 cái mỗi đơn, nên cả văn phòng đại diện vài người lẫn doanh nghiệp nhỏ đều đặt được mà không cần chờ đủ số lượng.

Đặt cọc bao nhiêu và khi nào thanh toán phần còn lại?

Công ty đặt cọc 50% giá trị đơn hàng để xưởng vào sản xuất; phần còn lại thanh toán khi nhận hàng hoặc theo lịch đã thoả thuận trong hợp đồng.

Có được xem mẫu thật trước khi chốt ngân sách không?

Có, và đây là bước nên tận dụng triệt để vì hoàn toàn miễn phí. Phú Quý thiết kế và may mẫu trước; quý khách duyệt mẫu, số lượng cùng đơn giá rồi mới ký hợp đồng.

Bao lâu thì nhận được hàng?

Với đơn dưới 30 bộ và thiết kế đơn giản, xưởng cần 7 – 10 ngày làm việc. Đơn từ 100 bộ trở lên hoặc thiết kế phức tạp thì cần 2 – 3 tuần.

Nhân sự cần size lớn có bị tính thêm tiền không?

Các size thông thường không chênh lệch giá, riêng size từ 2XL trở lên có thể phụ thu nhẹ. Vì vậy, khi lập dự toán nên lấy số đo thực tế của nhóm này sớm thay vì ước lượng – cách đo cụ thể có trong hướng dẫn chọn size.

Khi bản dự toán đã xong, bước tiếp theo là chọn mẫu và chất liệu tại trang may đồng phục công sở; nếu công ty muốn bổ sung áo thun cho các hoạt động nội bộ thì tham khảo thêm đồng phục công ty. Với hơn 10 năm sản xuất trực tiếp tại TP.HCM và công suất 60.000 sản phẩm mỗi tháng, Phú Quý nhận đơn từ 10 cái và miễn phí toàn bộ khâu thiết kế lẫn may mẫu. Quý khách gọi 0903 019 622 (có Zalo, hỗ trợ 24/7) để nhận báo giá chi tiết cho đúng quy mô nhân sự của mình.